Blog

Cuando nos encontramos con un problema, a menudo tratamos de resolverlo observando sus síntomas. Es algo que proviene del instinto humano. Sin embargo, este enfoque tiene un efecto parcial o temporal. Sin abordar la causa raíz, el problema puede repetirse, lo que se conoce como reincidencia ó recaída.

Estas situaciones son comunes en el entorno empresarial y requieren un método eficaz para resolver los problemas que surgen a diario. Aquí es donde entra en escena los 5 porqués (Five Whys).

 

¿Qué es el método de los 5 porqués?

 

Five Whys es un método analítico simple pero poderoso que lo ayuda a identificar el origen de un problema. El método fue desarrollado por Sakichi Toyoda, el fundador de Toyota Industries, y fue ampliamente utilizado por otra compañía mundialmente famosa del grupo, Toyota Motor, lo que lo hizo muy popular en la industria automotriz. Por este motivo, muchos todavía lo consideran una herramienta específica para la industria del automóvil. La verdad es que las organizaciones de todos los tamaños y segmentos pueden usar los cinco «PORQUÉ» para resolver problemas y tomar medidas correctivas.

 

¿Cómo utilizar los cinco «por qué»?

 

Usar Five Whys es muy simple: una vez que haya identificado un problema, pregúntese «por qué» cinco veces hasta que encuentre la causa del problema. Es importante aclarar que «cinco» es solo el número sugerido por el método. Habrá casos en los que será necesario ir más allá de las cinco preguntas y también habrá casos en los que podrá encontrar la fuente del problema antes del quinto por qué. La gran ventaja de este método va más allá de lo obvio y llega a las causas que inicialmente son invisibles. Esta simplicidad la convierte en una de las herramientas más utilizadas a la hora de intentar encontrar el origen de un problema.

 

Para que pueda utilizar con éxito el método de los cinco porqués, hay algunos puntos que debe tener en cuenta:

 

• No intente resolverlo todo usted mismo. Es importante que el equipo conozca el proceso y los detalles del problema que se está resolviendo. Es importante que este equipo tenga un facilitador que pueda guiar a los demás participantes y ayudarlos a concentrarse en identificar las causas fundamentales.

 

• El segundo punto es describir el problema para que todos tengan una comprensión clara de lo que está sucediendo. Al analizar información (documentos, registros, correos electrónicos) o viajar por el sitio, el equipo a menudo puede observar el problema en sí. Cuando se mira el mismo enfoque varias veces, no se pasan por alto detalles importantes.

 

• El equipo puede comenzar preguntando: «¿Por qué ocurrió este problema?» Un error que muchos equipos cometen hoy en día utiliza suposiciones o hipótesis para responder a esta pregunta. Esto sucede principalmente con aquellos que comienzan con el método y pueden llevar al equipo a buscar problemas imaginarios. Por lo tanto, es importante que cada respuesta esté respaldada por evidencia.

 

• Repita la pregunta «por qué» hasta que encuentre la causa del problema. Como se mencionó anteriormente, cinco es solo una referencia. Para algunos problemas, debe repetir la pregunta más de cinco veces, para otros puede determinar la causa del problema de antemano.

 

• Otra cosa que a menudo resulta confusa para quienes comienzan con las cinco razones es saber cuándo es el momento adecuado para completar las preguntas y completar el análisis. Esto suele suceder cuando se hace una pregunta y no se responde con la prueba.

Una vez que se ha identificado la causa del problema, el equipo debe decidir qué acción tomar para corregir el problema y evitar que vuelva a suceder.

Un ejemplo práctico del uso de Five Whys.

 

Hasta ahora, hemos visto todo el concepto de cómo funciona Five Whys. Seguidamente, tenemos un ejemplo práctico del uso de esta herramienta para que sea más fácil de entender:

 

Problema: piezas con barniz incompleto

 

1. ¿Por qué? La cabina de pintura se apaga durante el proceso.

2. ¿Por qué? Falta de energía

3. ¿Por qué? Disyuntor desarmando

4. ¿Por qué? Los cables están fundidos y entró en cortocircuito

5. ¿Por qué? Los cables instalados eran insuficientes e inadecuados (causa raíz)

 

Por el contrario, ahora se puede verificar la lógica: las líneas eléctricas eran inadecuadas, lo que provocó sobrecalentamiento, fusión de la protección plástica y cortocircuito de los cables, desconexión del interruptor e interrupción de la función de la cabina, el proceso de pintura no se completó.

 

Después de identificar la causa raíz, el equipo debe discutir y decidir qué acciones tomar para prevenir una recurrencia. En este caso, sustituir el cableado de energía por otro que atienda las recomendaciones del fabricante de la cabina de pintura. El equipo debe monitorear la implementación de estas acciones correctivas y evaluar si las diversas medidas son efectivas y realmente eliminan la causa del problema. Si el problema persiste, se repetirá el método Cinco Porqués.

 

Finalmente, el método de los Cinco Porqués es sencillo, pero muy efectivo. De la combinación de un equipo que conoce el método y los procesos de una organización, surge un aspecto valioso a la hora de identificar causas y resolver problemas.